TENDERE, ACHIZIȚII ȘI CONTRACTĂRI ÎN MOLDOVA

1. Context

AO EcoVisio organizează, în cadrul proiectului Learning for Democracy, un eveniment educațional pentru cadre didactice din diferite regiuni ale Republicii Moldova. Evenimentul va avea loc în orașul Chișinău, în perioada 28-29 octombrie 2026.

Majoritatea participanților vin din afara Chișinăului și au nevoie de cazare pentru o noapte, între zilele de desfășurare a evenimentului.

2. Obiectul achiziției

Prin prezentul apel, AO EcoVisio dorește să selecteze o unitate de cazare (hotel, pensiune sau centru de conferințe cu spații de cazare) care va asigura cazarea pentru aproximativ 60 de persoane în orașul Chișinău, pentru o noapte:

• check-in: 28 octombrie 2026;
• check-out: 29 octombrie 2026.

AO EcoVisio preferă cazarea întregului grup într-o singură locație. Dacă nicio ofertă nu acoperă întregul grup, AO EcoVisio își rezervă dreptul de a contracta unul sau mai mulți prestatori.

3. Volumul estimativ și confirmarea numărului final

Numărul estimat de persoane care vor avea nevoie de cazare este de aproximativ 60. Sunt solicitate două tipuri de camere:

• cameră single - 1 persoană;
• cameră dublă twin - 2 persoane, cu două paturi separate.

Numărul exact de persoane și distribuția finală pe tipuri de camere vor fi transmise prestatorului selectat până la 20 octombrie 2026, prin lista nominală a participanților (rooming list). Numărul final poate varia față de estimarea de mai sus.

4. Cerințe minime față de unitatea de cazare

Unitatea de cazare trebuie:

• să fie situată în orașul Chișinău, la o distanță rezonabilă de locul desfășurării evenimentului ( Strada Mitropolit Gavriil Bănulescu-Bodoni 61, MD-2005,).
• să ofere camere curate și sigure, cu baie proprie în fiecare cameră;
• să permită check-in-ul grupului în seara zilei de 28 octombrie, după încheierea programului evenimentului;
• să emită factură fiscală pe numele AO EcoVisio și să accepte plata prin transfer bancar.

Vor constitui un avantaj:

• micul dejun inclus în tarif;
• condiții de acces pentru persoane cu mobilitate redusă;
• posibilitatea de a păstra bagajele persoanelor în ziua de 29 octombrie, după check-out;
• parcare pentru participanții care vin cu automobilul.

5. Conținutul ofertei

Oferta va include:

• datele de identificare ale ofertantului, adresa unității de cazare și persoana de contact;
• o scurtă descriere a unității și a camerelor propuse, cu fotografii sau link către pagina web;
• numărul de camere single și twin disponibile pentru noaptea de 28 spre 29 octombrie 2026;
• oferta financiară în MDL, care va indica:
  • prețul pentru cameră single / 1 persoană / noapte;
  • prețul pentru cameră twin / 2 persoane / noapte;
  • dacă micul dejun este inclus în tarif, iar dacă nu, prețul micului dejun per persoană;
  • orice taxe sau costuri suplimentare;
  • tariful special pentru grup sau pentru organizații necomerciale, dacă se aplică;
• condițiile de rezervare, de garantare (avans, dacă este cazul), de modificare a numărului de camere și de anulare, cu termenele aferente;
• termenul de valabilitate a ofertei, de cel puțin 30 de zile de la termenul-limită de depunere.

Prețurile vor fi indicate ca prețuri finale, cu toate taxele incluse, inclusiv TVA.  

6. Criterii de evaluare

În prima etapă, AO EcoVisio va verifica dacă ofertele corespund cerințelor minime din secțiunea 4. 

AO EcoVisio își rezervă dreptul de a solicita clarificări și de a negocia tarifele cu ofertanții înainte de luarea deciziei finale, precum și dreptul de a nu selecta nicio ofertă, dacă ofertele primite nu corespund cerințelor minime sau depășesc bugetul disponibil.

7. Protecția datelor și conflictul de interese

• Datele cu caracter personal ale persoanelor, transmise prin lista nominală, vor fi folosite de prestator doar pentru prestarea serviciilor de cazare, cu respectarea legislației aplicabile privind protecția datelor cu caracter personal.
• Ofertanții vor declara absența oricărui conflict de interese care ar putea afecta imparțialitatea procesului de selecție sau executarea contractului. Orice conflict de interese identificat ulterior va fi comunicat imediat AO EcoVisio.

8. 

• Termenul-limită pentru depunerea ofertelor: 14 octombrie 2026, ora 17:00;

10. Modalitatea de depunere a ofertelor

Ofertele vor fi transmise la adresa de e-mail procurement@ecovisio.org , cu subiectul: LD- Ofertă cazare 28-29 octombrie - EDULab.

Ofertele transmise după termenul-limită nu vor fi luate în considerare.

11. Persoana de contact

Pentru întrebări și clarificări privind acest apel: Nadejda Manastîrlî, nadejda.manastirli@ecovisio.org